Blog van Guido de Valk

De hersenen hebben het veel drukker dan 20 jaar geleden door het actieve gebruik van email. Mensen die op kantoor werken zijn al gauw 2 uur met het verwerken van e-mails bezig. Ze krijgen of versturen gemiddeld 122 e-mails per dag. De meeste mensen zullen zich productief voelen door het verstouwen van zo veel e-mail, maar toch zitten er een aantal negatieve kanten aan het gebruik van e-mail. In dit blogartikel wil ik je inzicht geven in deze negatieve kanten op basis van kennis van de werking van het brein. Ook geef ik je een aantal tips hoe je effectief met e-mails om kan gaan.

Multitasking

De tientallen e-mails per dag gaan over een grote variatie aan onderwerpen. Dit kan je in zekere zin vergelijken met multitasking. En we weten dat multitasking niet goed voor het brein is. Multitasking put het brein uit en maakt je veel minder productief. Ook bevordert multitasking het vrijkomen van het stresshormoon cortisol en het hormoon adrenaline.

Verslavend

E-mail is ook verslavend. Dat komt deels doordat onze prefrontale cortex een bias heeft voor nieuwigheidjes, dit betekent dat onze aandacht onbewust trekt naar noviteiten. Elke keer als je even achter het verlangen naar het nieuwtje gaat, word je beloond door de afgifte van dopamine, ons genotshormoon. Hierdoor voel je je elke keer ietsje beter als je even in de e-mail box hebben bekeken. Dit betere gevoel duurt helaas maar heel kort.
Realiseer je aub dat het echte genot toch echt zit in lange termijn resultaten! Het genot als gevolg van succes op lange termijn duurt veel langer dan het kortdurende genot van het checken van je e-mail.

Veel e-mails

Helaas blijkt het zo te zijn dat louter door je inbox scrollen al stressverhogend werkt. Door het grote aantal e-mails dat je kan hebben, kan dit je een gevoel geven dat je het overzicht mist. Je krijgt het gevoel dat je meer werk hebt, dan dat je aankan. Het brein reageert hier ook op met het produceren van ‘stresshormonen’. Dit heeft vervolgens weer effect op het minder functioneren van je prefrontale cortex. Je brein is door deze stresshormonen vooral bezig om te ‘overleven’; de reactie van het brein op stress.

E-mails kunnen in je verkeerde keelgat schieten

Het is niet alleen de hoeveelheid e-mails die je stress geeft. Het blijkt ook dat veel e-mails een bepaalde emotionele impact op je hebben. Je voelt er wat bij. Dit kunnen de eisende e-mails van de baas zijn, of de passief agressieve e-mails van vrienden, of de e-mails van je collega, die direct naast je zit.

Vroeger toen we nog geen e-mail hadden, hadden we maximaal één contact per dag die een bepaalde emotionele impact kon hebben. Dit is nu dus echt veel meer. Veel mensen zijn onvoldoende in staat om zo veel emotionele impact per dag te verwerken.
Daarbij komt ook nog dat een aantal e-mails zodanig agressief, vervelend, zijn opgesteld, dat je brein gelijk in het pijnnetwerk komt. Natuurlijk zitten er ook leuke e-mails bij. Maar het brein reageert sterker op negatieve e-mails dan op e-mails met positief nieuws.

Omgaan met emoties

We hebben een fitte en gefocuste prefrontale cortex nodig om adequaat met alle e-mails om te gaan. Echter als e-mail lezen gepaard gaat met grote emotionele impact, kan dit je mentaal uitputten en ben je minder in staat om je eigen emotionele intelligentie te gebruiken. De prefrontale cortex heeft dan te weinig resources om goed om te gaan met deze emoties. We kunnen derhalve veel minder goed onze impulsen beheersen. Voordat je het weet heb je een e-mail op een bepaalde manier beantwoord waar je een tijdje later spijt van hebt.

Oplossing

Hoe om te gaan met deze grote e-mail load op basis van kennis van de werking van het brein?
Ik heb vijf eenvoudige tips voor je op een rijtje gezet.

1. Maak e-mail niet je eerste prioriteit! Wees geen slaaf van je inbox. Als je wel een slaaf van je inbox bent, dat betekent dat anderen bepalen hoe je effectief met je tijd en energie omgaat. Heb helder wat je prioriteit zou moeten zijn. En focus daar je aandacht op.
2. Controleer e-mails op vaste tijden en besteed er niet meer dan een half uur per keer aan. Het hangt af hoeveel e-mails je krijgt per dag, hoe vaak je tijd moet plannen. Veel mensen kunnen met een keer per dag voldoende uit de voeten. (Nb. Haal de inbox dus van je telefoon.)
3. Reageer nooit emotioneel op een e-mail. E-mail is een erg slecht medium om emotionele zaken te bespreken. Laat deze e-mails even wachten. Heb jij iets belangrijks te bespreken, dan is het effectiever om even langs te lopen.
4. Als het kan kijk slechts een keer naar elke e-mail en handel de e-mail gelijk af. Het idee is niet tot morgen te wachten wat je snel af kunt ronden. Mijn richtlijn is, dat als ik een email binnen 3 minuten kan afronden, ik de email gelijk afrond.
5. Check welke nieuwsbrieven je ontvangt en onderzoek of je deze daadwerkelijk nodig hebt. Heb je ze niet nodig, meld je af.

Tot slot

Ons brein houdt van nieuwigheidjes. Een e-mail bevat mogelijk een nieuwtje. Daarom kijken we regelmatig even in ons inbox. Dit heeft ook negatieve effecten. Hierdoor zijn we minder alert en minder gefocust. Het blijft daarom slim om toch zelf de regie te houden en niet je inbox.