Blog van Guido de Valk

Wat hebben wij aan een spaarlamp die te weinig licht geeft?

Sommige organisaties vinden efficiëntie belangrijker dan effectiviteit. Alles is dan tot de in puntjes geregeld. Horen deze organisaties bij de optimaal presterende organisaties? In veel gevallen niet. Ook zie ik regelmatig mensen die efficiëntie belangrijker vinden dan effectiviteit. Zij hebben alles in hun leven goed geregeld. Maar of dit ook gepaard gaat met geluk? In veel gevallen niet.
Daarom vandaag een blog over effectiviteit versus efficiëntie.

De twee begrippen

Laten wij eerst maar eens met een uitleg over deze twee begrippen beginnen. Effectiviteit is de kunst van de juiste dingen doen. Een ander woord wat hier wel voor gebruikt wordt, is doeltreffendheid. Vragen die bij effectiviteit horen zijn: Bereik jij je doel, door wat jij aan het doen bent ? Weet jij wat jij belangrijk vindt? Weet jij welke resultaten je wilt boeken.

Efficiëntie is de kunst van dingen zo goed mogelijk doen. Een ander woord voor efficiëntie is doelmatigheid. Efficiëntie gaat over het proces. Vragen die hierbij horen zijn: Welke stappen zet jij in om het doel te bereiken? Hoe zet jij je middelen in om je doel te bereiken? Wat is de kortste route naar het doel?

Verkeerde volgorde

Ik schreef het in het begin, bij veel organisaties en bij veel mensen zijn deze twee begrippen omgedraaid, en in sommige gevallen heeft effectiviteit nog helemaal geen rol gehad. Er zijn een aantal redenen die kunnen verklaren waarom wij deze verkeerde volgorde hanteren. Bezig zijn met effectiviteit is veel moeilijker dan efficiëntie. Nadenken over wat je ( of een organisatie/team) echt belangrijk vindt, vinden wij meer complex, dan nadenken hoe iets beter kan. Voor effectiviteit hebben wij een redelijk abstract denkkader nodig terwijl bij efficiëntie kunnen wij de dagelijkse kennis en het zichtbare van alledag gebruiken.
Daar bij komt dat wij vooral geleerd hebben om te reageren en dat wij afgeleerd hebben om proactief te handelen. Proactiviteit en effectiviteit gaan samen en efficiëntie en reactiviteit gaan samen.

Begin bij het begin

We moeten beginnen bij wat wij belangrijk vinden, en van daaruit kunnen wij bezig gaan om dit zo goed mogelijk uit te voeren. Wij kunnen dus pas met efficiëntie beginnen als wij weten wat wij echt belangrijk vinden, als wij weten welke effecten wij willen realiseren.

Een voorbeeld

Een klant van een jaar of 38 vroeg om een kennismakingsgesprek. Zijn loopbaan stagneerde. Zijn belangrijkste vraagstuk was dat hij altijd hard had gestudeerd, altijd hard gewerkt, maar dat hij dit onvoldoende terug zag komen in zijn loopbaan. In het kennismakingsgesprek bleek al snel dat hij zich vooral had gericht op efficiency, maar nog nauwelijks had gericht op wat hij nu daadwerkelijk belangrijk vond. Door de 1op1 training persoonlijk leiderschap kon hij deze vaardigheid goed leren, met een snelle groei in zijn loopbaan als gevolg. Hij heeft geleerd dat hij eerst helder moest hebben, wat hij belangrijk vond. Toen dat helder was kon hij al het geleerde uit het verleden nog veel beter toepassen.

Een tweede voorbeeld

Een overheidsorganisatie had mij ingehuurd, omdat een veranderingstraject niet liep zoals het zou moeten. Het stagneerde. Al vrij snel bleek dat men heel veel aandacht had besteed aan het verbeteren van allerlei processen, maar dat men vergeten was om te kijken naar het grotere geheel. Het proces was leidend geworden in plaats van het grotere geheel. Door de aandacht te verschuiven van het proces naar het grotere geheel ging de verandering vrij snel weer de goede richting uit.

Wat te doen?

Wat kunnen wij doen om deze valkuil te voorkomen? Wat kunnen wij doen, om te zorgen dat wij beginnen bij het begin? We dienen te beginnen met helder krijgen wat jij of jullie (organisatie, team) belangrijk vinden! Hier hebben wij bewustzijn voor nodig.
De kern ligt dus in het ontwikkelen van bewustzijn. Wij dienen bewustzijn te ontwikkelen, dat ons inzicht geeft waar ons aandacht op is gericht. Bewustzijn ontwikkelen, begint bij bewust worden wat jij dagelijks aan het doen bent. Met andere woorden, het is belangrijk dat jij dagelijks momenten inlast om jouw aandacht naar binnen te richten en te onderzoeken of jij nog bezig bent met wat belangrijk is.
Dan komt het tweede aspect om de hoek kijken. En dat is dat jij bewust moeten worden wat jij belangrijk vindt. Dit geldt voor iedereen, waar je ook maar werkt of wat jij ook aan het doen hebt. Welke waarde wil jij creëren? Ben jij je bewust van jouw waarden? De kunst is om deze deze twee aspecten aan elkaar te koppelen: het bewust worden van je eigen handelen en het toetsen van dit handelen aan je eigen waarden.

Tot slot

Iedereen heeft zijn eigen natuurlijke voorkeur. De ene persoon is gewoon meer geïnteresseerd en heeft meer affiniteit met de meer abstractere zaken (effectiviteit) en de andere persoon is meer in details en verbetering van de dagelijkse praktijk (efficiëntie). Het is belangrijk om deze wetenschap in te zetten in je ontwikkeling, want hoe je het wendt of keert, wij hebben beide nodig. Ben je meer een detaillist, dan adviseer ik je om juist vaker training te volgen die zich richten op het grotere geheel. Ben je meer grotere lijnen persoon, dan is het voor je groei belangrijk om je affiniteit te ontwikkelen en kennis op te doen op het terrein van de details.