Blog van Guido de Valk

Veel tijdmanagement trainingen richten zich op om je vaardigheden bij te brengen. Vaardigheden die zorgen dat je bijvoorbeeld prioriteiten leert te stellen, je inbox adequaat te beheren of tijd goed te plannen.
Heel goed. Daar is niets op tegen. Toch zou ik graag een lans willen breken om tijdmanagement minder vanuit de tools aan te vliegen en meer vanuit het hebben van een georganiseerd, helder en fit brein.
Vanuit de neurowetenschappen is er voldoende basis om je hierin te ondersteunen. Tijdmanagement gaat vooral over een fit brein!

We hebben gewoontes die ons brein minder fit maken

In het werk gaan we onvoldoende goed met ons brein om. We doen dingen die zorgen dat we ons brein uitputten. Helaas maar waar. We nemen te veel informatie tot ons, we laten ons te snel afleiden en we zorgen onvoldoende voor de energie toevoer naar onze prefrontale cortex.

Informatie overload

Net zoals een computer trager wordt als het veel werk moet verrichten, geldt dat ook voor ons brein. Dat komt omdat ons brein maar een bepaalde hoeveelheid informatie per minuut kan verwerken. Als er teveel informatie binnenkomt, raakt het brein overbelast. Het werkt hierdoor minder goed. Hoeveel van je e-mails bevat daadwerkelijk voor jou zinvolle informatie? Moet je echt elke vergadering bijwonen? Moet je echt alles weten van (het werk) van je collega’s?

Wat te doen?

• prioriteer je informatie. Welke informatie is echt belangrijk? Welke informatie dien je dagelijks daadwerkelijk tot je te nemen?

Te veel afleiding

Een van de grootste redenen waarom we minder presteren dan we zouden kunnen doen, is omdat we snel zijn afgeleid. Ons brein is van nature al snel afgeleid. Komt de enorme informatie overload erbij, dan is afleiding waarschijnlijk het probleem nummer 1 van deze tijd. Om maar niet te spreken over de kantoortuinen. Ook deze zijn een doorn in het oog als het gaat om niet afgeleid en breinveilig te werken. Wist je overigens dat het ongeveer 20 minuten duurt na een afleiding voordat je net zo geconcentreerd was als voor de afleiding? Het brein heeft tijd nodig om zich goed te concentreren.

Wat te doen?

• gebruik de “pomodoro” techniek. Dit is een techniek die je werk in tijdblokken verdeelt, en je ondersteunt om in je tijdblok je louter met één taak bezig te houden.
• probeer je werk zo te regelen dat je kan werken zonder afgeleid te worden.

Prefrontale cortex gebruikt energie

Al het werk wat je doet, kost het brein energie. Het is hetzelfde principe als lichamelijke energie. Als je een tijdje gewandeld hebt, wordt je lichaam moe. Als je een tijdje je prefrontale cortex gebuikt hebt, wordt deze moe. Helaas herkennen we een vermoeide prefrontale cortex veel minder. Bij de meeste mensen is de prefrontale cortex het meest fit na het slapen.

Wat te doen?

• als je een moeilijke taak hebt te doen, is het slim om deze in ochtend te doen. Dan is je brein het meest fit.
• prioritering kost het brein erg veel energie. Als je je prioriteiten nog niet op een rij hebt, begin elke dag met het stellen van je prioriteiten.

Tot slot

Tijdmanagement gaat vooral over een fit brein. Mijn eigen ervaring is dat als ik zorg voor een fit brein, mijn tijdmanagement super goed gaat. Dus start met het managen van een fit brein.