Inkomende e-mails kunnen je enorm afleiden!
Veel zaken waar we dagelijks mee geconfronteerd worden, kunnen ons enorm afleiden. Zoals e-mail. E-mail penetreert gemakkelijk in je dagelijkse leven en krijgt als je niet uitkijkt, een enorme invloed op je bestaan. E-mail neemt jouw regie uit handen. Maar gelukkig hoeft dat niet.
E-mail is een belangrijke bron die zorgt dat we afgeleid zijn
E-mail komt via je inbox binnen. Wellicht krijg je een geluidje of een pop-up. En je nieuwsgierigheid zorgt er voor dat je toch even naar deze mail gaat kijken. De afleiding is begonnen.
Dopamine-momentje
Deze afleiding kan je ook verklaren vanuit de werking van het brein. Ons brein houdt van dopamine. Door dopamine voel jij je goed. Elke e-mail kan een dopamine-momentje worden. Een dopamine-momentje is het kortdurend geluksgevoel, veroorzaakt door een release aan dopamine. Iemand stuurt je een e-mail, je ontvangt deze, je krijgt een piepje of pop-up en je bekijkt je e-mail. Dit proces kan gepaard gaan met het kortdurende geluksgevoel veroorzaakt door dopamine. Overigens kunnen dopamine-momentjes verslavend werken: en inkomende e-mail neemt jouw regie uit handen.
Inkomende e-mail neemt je regie uit handen
Als je met een bepaalde taak geconcentreerd bezig bent, en je raakt afgeleid door een e-mail, kost je dat ongeveer 20 minuten om weer terug te komen in de oude concentratie. Er speelt ook nog een ander fenomeen. Je kunt behoorlijk emotioneel reageren op een e-mail. E-mails triggeren erg makkelijk je limbisch systeem. Dan heb je nog minder regie.
Emoties en e-mail
Een e-mail komt vaak vrij contextloos binnen. Je ziet niet de moeite die de schrijver wellicht heeft genomen bij het schrijven van deze e-mail. Of de schrijver mist de vaardigheid om goede e-mails te schrijven: de e-mail komt erg ongenuanceerd over. De e-mail kan dan echt bij je binnenkomen en met gemak zal het je emoties kunnen beïnvloeden. Irritatie, schuld, schaamte of onzekerheid zijn zomaar emoties die e-mails bij je kunnen triggeren.
E-mail nodigt uit om gelijk te reageren
E-mail nodigt uit om gelijk te reageren. Ik denk dat dat de dood in de pot is. Door gelijk te reageren heeft e-mail de regie overgenomen. E-mail bepaalt dan vaak je planning en focus.
Ik geloof dat we niet gelijk moeten reageren. Ik geloof erg in de gap die we moeten organiseren tussen een impuls en de respons. Deze gap geeft ons ruimte om een keuze te maken. We leven namelijk in een complexe maatschappij waarin onze automatisch respons vaak niet meer werkt. We zouden eigenlijk niet gelijk moeten reageren op inkomende e-mails, maar veel -mails op een waardengedreven manier moeten beantwoorden.
Ons brein en e-mail
Ons brein is een automatische piloot die gemakkelijk reageert. Ons brein ziet niet het belang van waardengedreven handelen. Waardengedreven mailverkeer is niet met je automatische piloot antwoorden, maar bewust vanuit je waarden de mail beantwoorden. Hiervoor moet je aan het werk. En bewust zijn wat jij belangrijk vindt. Heb jij weleens onderzocht of je e-mailverkeer voldoende je waarden vertegenwoordigt?
Reageer je te snel op een mail, kun je e-mails versturen waar je achteraf spijt van hebt. Ook weer een reden waarom je extra afgeleid kunt worden door inkomende e-mail.
Hoe voorkom je dat inkomende e-mail je afleidt?
Gelukkig kun je een aantal zaken organiseren om minder afgeleid te worden door je e-mail. De belangrijkste boodschap is dat je leert met aandacht met je mail om te gaan. Neem de regie in plaats van dat de inkomende mail de regie van jou overneemt.
– Plan e-mail tijd. Kijk niet altijd naar je e-mail, maar plan tijdstippen omdat te doen. Twee keer op een dag is vaak meer dan genoeg. Dus pop-up’s en andere vormen van attendering kan je beter uit zetten.
– Zorg voor een fitte prefrontale cortex. Hoe fitter deze cortex des te makkelijker je om kan gaan met (ongenuanceerde) e-mail. Ook helpt een fitte prefrontale cortex bij waardengedreven beantwoorden van je mail. Lees hier hoe je een fitte prefrontale cortex kunt stimuleren.
– Organiseer de gap. Organiseer een gap tussen het ontvangen van een mail en het beantwoorden. Probeer in deze gap stil te staan hoe je vanuit jouw waarden een goede respons kunt schrijven.
Tot slot
Inkomende e-mail kan je doen afleiden. Ik vermoed dat bovenstaande ook op toepassing is op je whatsapp. Ook daar is het verstandig om met aandacht te appen.
